2003网站太阳集团檔案管理辦法

第一條 為加強本院的檔案工作，提高檔案工作管理水平，充分發揮檔案在本院教研、科研及事務管理中的作用，根據國家有關檔案法規和上級部門的相關規定，結合我院工作實際，特制定本辦法。

第二條 本院的檔案是在本院黨政管理、教學、科研及其它活動中形成的，對本院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料和實物，是客觀反映我院發展曆史的真實反映。

第三條 本院按照統一領導、統一管理原則，确保檔案的完整、系統、安全。

第四條 檔案工作是本院的一項基礎性工作，是做好教學、科研工作不可缺少的重要環節。檔案工作應納入相關人員工作職責及年度工作計劃。工作職責分工：

（一）教學秘書：負責教研類檔案歸檔。

（二）科研秘書：負責科研類檔案歸檔。

（三）行政秘書：負責綜合文書類、聲像類檔案歸檔。

（四）編輯：負責出版類檔案歸檔。

（五）資産管理員：負責設備類檔案歸檔。

第五條 歸檔範圍

（一）綜合（文書）類

1.本單位工作的上級來文；

2.本單位工作的規章制度、管理辦法；

3.本單位工作計劃、總結、統計報表、彙報材料；

4.本單位工作的重要請示、報告、批複；

5.重要會議會議記錄、紀要 、簡報；

6.重大活動文件材料、照片及其文字說明；

7.其它有必要歸檔的文件材料。

（二）教研類

1.重要教學改革建設方案、規劃，教學評估總結材料；

2.畢業生成績總表（本單位蓋章，經辦人、院長簽名或蓋章）；

3.畢業生二寸免冠近照（分班裝袋，照片後面注明姓名、班級、學号）；

4.畢業生畢業合影（分班級，并在反面按序寫上姓名）；

5.學生異動情況總表 （包括休學、轉學、退學、留級等）；

6.各種省、部級以上獎勵證書或獎狀等（集體的歸原件，個人的歸複印件）。

（三）科研類

1.科研計劃、成果、經費等管理文件材料；

2.各類項目的申報材料及立項批複；

3.學術交流活動有關材料；

4.教師科研立項證書、獎勵證書複印件及文字說明；

5.與外單位合作等的重要合同、協議書等文件材料；

6.重要科研改革建設方案、規劃，科研總結材料。

（四）出版物類

1.來稿登記表（以年度為單位）、發稿處理單（以欄目為單位）、審稿簽（審稿意見）及來稿原文（以期為單位）；

2.期刊一校稿、二校稿、三校稿、期刊終校稿（以期為單位）；

3.全年1-6期出版刊物（印刷品）；

4.光盤資料（清華等網絡運營公司，以年度為單位）；

5.省發報刊局印數通知單（以期為單位，按年度裝訂）；

6.印刷廠送書單（以期為單位，按年度裝訂）；

7.期刊征訂發行表（以年度為單位）；

8.增刊定稿及印刷品（以期為單位）；

9.其他綜合性材料：包括上級（新聞出版局）有關文件、注冊登記表、期刊年度核驗報告、期刊出版年度登記表、職業資格數據登記表、增刊申請報告、增刊許可證、編輯部年度計劃、年度總結等等。

（五）聲像類。記錄本院活動的錄像帶、錄音帶、照片、幻燈片、計算機磁盤、光盤等。

（六）儀器設備類。本院購置使用的儀器設備随機說明書、圖表、維修手冊和使用記錄、維修記錄等。

第六條 建立完善的歸檔制度。各檔案收集人員将活動中形成的檔案材料按照檔案材料的自然形成規律和檔案立卷标準，收集、整理、分類、組合、裝訂成互有聯系的檔案案卷，按規定時間向檔案管理部門移交。

第七條 各類檔案的歸檔時間

（一）文書檔案：按學校的規定，在檔案材料形成的次年六月底前向院辦公室移交。

（二）教研檔案：按教學年度歸檔，在下一學年度寒假前将上一學年度的檔案向院辦公室移交。

（三）科研檔案：當年的科研檔案于次年6月底前向辦公室移交。

（四）出版物檔案：當年出版的刊物于次年6月底前向辦公室移交。

（五）儀器設備檔案：以應用型設備為主，故随機資料暫定隻作造冊登記，由使用人随機保管。使用人員應妥善保存，并作好使用和維修記錄。

（六）聲像檔案：聲像檔案材料在形成處理完畢（如注明事由、時間、地點、人物、背景、拍攝制作者）後，應及時交辦公室保存，辦公室每年一次向學校檔案室移交歸檔。

第八條 本院職工在從事職務工作中形成的各種門類和各種載體的檔案材料，都必須按規定整理後向院辦公室移交，統一管理，任何人不得據為已有。

第九條 向院辦公室移交檔案材料要辦理交接手續。移交人應填寫案卷移交清單一式二份，交接時由移交負責人、經辦人和辦公室負責人、檔案員簽字，并各存一份備查。

第十條 本院檔案主要提供本院利用。如其它單位或個人需要查閱，應持介紹信，經辦公室分管主任同意後，方可查閱。

第十一條 本規定由學院辦公室負責解釋。

第十二條 本規定自黨政聯席會通過之日起執行。